Richtige Kommunikation bei der Kündigung: So führst du schwierige Gespräche professionell

Kündigungsgespräche gehören zu den herausforderndsten und unangenehmsten Aufgaben einer Führungskraft. Egal, ob die Kündigung das Ergebnis einer langen Reihe von Feedbackgesprächen ist, aus wirtschaftlichen Gründen erfolgt oder aufgrund eines schwerwiegenden Fehlverhaltens notwendig wird – für die betroffene Person verändert sich von einem Moment auf den anderen alles.

Vielleicht fragst du dich: «Warum sollte ich mir bei der Kündigung viel Mühe geben, wenn die Person das Unternehmen ohnehin verlässt?» Doch genau hier liegt der entscheidende Punkt:

Ein unprofessionelles Kündigungsgespräch kann schlechte Stimmung und negative Bewertungen nach sich ziehen – intern wie extern. Die verbleibenden Mitarbeitenden beobachten genau, wie mit Kündigungen umgegangen wird, und ziehen daraus Schlüsse für ihre eigene Zukunft im Unternehmen. Ein klarer, wertschätzender Prozess stärkt ihr Vertrauen und sorgt für Stabilität im Team.

Eine Kündigung ist für die betroffene Person oft ein emotionaler Schock. Dein Einfühlungsvermögen und deine Kommunikation machen den Unterschied.

So bereitest du dich richtig auf das Kündigungsgespräch vor

Eine professionelle Vorbereitung sorgt nicht nur für einen reibungslosen Ablauf, sondern zeigt auch Respekt gegenüber dem Mitarbeitenden. Hier sind einige Tipps, die dir helfen werden, gut vorbereitet zu sein:

Kümmere dich um rechtliche Abklärungen & Formalitäten:

• Überprüfe Kündigungsgründe und Fristen, um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein.

• Bereite das Kündigungsschreiben im Doppel vor, unterschrieben und in einem Couvert – falls erforderlich, auch Abfindungs- oder Ablösungsvereinbarungen.

• Die Kündigung selbst ist Aufgabe der Führungskraft und nicht delegierbar. Das HR kann das Gespräch jedoch begleiten und Fragen zu den Rahmenbedingungen beantworten. Kläre im Vorfeld, wer welche Rolle übernimmt.

• Denk auch daran, wichtige Folgefragen zu klären. Wann ist das Austrittsdatum? Wer informiert Team, Kunden und Partner? Ebenso solltest du wissen, wie offene Ferien oder Überstunden verrechnet werden und welche Rückgaben – wie Laptop, Badge oder Geschäftswagen – nötig sind.

Wähle den richtigen Ort und Zeitpunkt für die Kündigung:

• Am besten einige Tage vor Monatsende, damit die Kündigung noch fristgerecht per Post zugestellt werden kann. Montag oder Dienstag sind ideal, damit der Mitarbeitende Zeit hat, das Gespräch zu verarbeiten und Fragen zu klären. Ebenfalls empfehle ich immer, wenn möglich, Randzeiten zu wählen.

• Führe das Gespräch in einem ruhigen, privaten Raum – möglichst nicht in deinem Büro, um Machtgefälle zu vermeiden.      Am besten einige Tage vor Monatsende, damit die Kündigung noch fristgerecht per Post zugestellt werden kann. Montag oder Dienstag sind ideal, damit der Mitarbeitende Zeit hat, das Gespräch zu verarbeiten und Fragen zu klären. Ebenfalls empfehle ich immer, wenn möglich, Randzeiten zu wählen.

• Führe das Gespräch in einem ruhigen, privaten Raum – möglichst nicht in deinem Büro, um Machtgefälle zu vermeiden.

Achte auch bei der Einladung auf Details:

• Lade den Mitarbeitenden kurzfristig ein, idealerweise 1–2 Tage vorher.

• Nutze für den Termin einen neutralen Betreff wie „Besprechung Zusammenarbeit“, der für den Mitarbeitenden jedoch klar verständlich ist. Falls das Gespräch mündlich angekündigt wird, achte darauf, sensibel vorzugehen.

So führst du das Kündigungsgespräch professionell

Bei schwierigen Gesprächen gilt: Kein Small Talk. Komme direkt zum Punkt. Eine klare, respektvolle Formulierung der Kündigung setzt den Rahmen. Erkläre anschliessend kurz die Hauptgründe für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses – objektiv und nachvollziehbar. Wiederhole keine alten Diskussionen, sondern beziehe dich nur auf bereits besprochene Punkte, falls es notwendig ist.

Überreiche im Anschluss das Kündigungsschreiben. Gehe auf die wichtigsten Punkte ein und bitte den Mitarbeitenden, das Dokument in Ruhe durchzulesen und Fragen zu stellen. Bitte um Unterschrift auf beiden Exemplaren: eins für den Mitarbeitenden, eins für die Personalakte. Informiere den Mitarbeitenden im Anschluss über die nächsten Schritte.

Beende das Gespräch mit einem positiven, respektvollen Ton. Selbst in schwierigen Situationen bleibt ein professioneller und wertschätzender Umgang in Erinnerung – für die betroffene Person und das gesamte Team.

Lasse Raum für Emotionen

Nun weisst du genau wie ich, dass das Kündigungsgespräch leider nicht immer so reibungslos abläuft, wie oben beschrieben. Während einige Mitarbeitende die Kündigung sehr gefasst entgegennehmen, reagieren andere aggressiv, brechen in Tränen aus oder fallen in eine Schockstarre. Alles ist in Ordnung und zutiefst menschlich. Gib dem Mitarbeitenden Raum, um das Gesagte zu verarbeiten und darauf zu reagieren. Sei auf alles gefasst und akzeptiere es.

Wenn jemand sehr ruhig bleibt, könnte dies auch ein Zeichen von Schock oder Selbstschutz sein. In diesem Fall kann es helfen, behutsam nachzufragen, ob alles verstanden wurde.

Tränen sind eine häufige Reaktion. Lass sie zu, biete ein Taschentuch oder ein Glas Wasser an. Falls nötig, kannst du auch eine kurze Pause vorschlagen – oft genügt es, für ein paar Minuten den Raum zu verlassen, um danach ruhiger weitersprechen zu können.

Auch Wut ist eine natürliche Reaktion. Widerstehe der Versuchung, Floskeln wie „Nun sei doch vernünftig“ zu verwenden. Nutze stattdessen ein „Ich sehe, du bist gerade sehr erschrocken.“ Damit erkennst du die Emotion an und schaffst gleichzeitig etwas Distanz.

Wichtig: Lass dich nie auf Diskussionen ein. Falls der Mitarbeitende beginnt zu verhandeln oder um eine zweite Chance bittet, würdige seine Perspektive, aber bleib klar bei deiner Botschaft. Rudere keinesfalls zurück – das würde nur falsche Hoffnungen wecken und die Situation unnötig erschweren.Übrigens: Sollte sich der Mitarbeitende weigern, die Kündigung zu unterzeichnen, hast du zwei Optionen. Hole dir zwei Zeugen, die die Übergabe der Kündigung mit ihrer Unterschrift bestätigen, oder sende die Kündigung per Einschreiben.

Denk daran, dass eine Kündigung nicht nur den gekündigten Mitarbeitenden betrifft

Kündigungen verunsichern. Nicht nur die direkt betroffenen Mitarbeitenden, sondern häufig auch ihre Kollegen. Fragen wie „Bin ich der Nächste?“ und „Wer wird ihn ersetzen?“ nähren Unsicherheit und negative Emotionen. Mangelnde oder falsche Kommunikation kann dazu führen, dass Arbeitsmoral und Produktivität sinken und die Qualität der Arbeit abnimmt.

Dies lässt sich jedoch mit zwei einfachen Tipps verhindern: Informieren & Zuhören. Sei dem Team gegenüber so offen wie möglich und informiere ehrlich über die Situation. Genau so wichtig ist es, dass du das Gespräch mit den verbleibenden Mitarbeitenden suchst. Frage interessiert nach, wie es ihnen geht und welche Sorgen sie haben, und gehe darauf ein. --> Hier findest du meinen Blog-Artikel über aktives Zuhören

Fazit

Egal wie schwer das Gespräch ist - es ist die Art und Weise, wie wir schwierige Gespräche führen, die den Unterschied ausmacht. Eine Kündigung ist mehr als nur ein formeller Akt – sie ist eine Chance, Respekt und Klarheit zu zeigen. Indem du das Gespräch professionell und empathisch gestaltest, sorgst du dafür, dass sich alle Beteiligten bestmöglich unterstützt fühlen. Und auch wenn es nie leicht ist, wird eine respektvolle Kommunikation der Schlüssel für das Vertrauen und den Zusammenhalt im Team sein.