Einfache Tricks, um deine Führungskommunikation zu verbessern

Missverständnisse, schwierige Gespräche, unausgesprochene Erwartungen – in der Führungsarbeit begegnen uns diese Situationen täglich. Und oft steckt dahinter dasselbe Thema: Kommunikation, die nicht ankommt.

Verantwortlich dafür sind diverse Faktoren: Wir kommunizieren als Führungskraft nicht klar genug, wählen unsere Worte ungünstig oder wir sind schon bei der Lösung – statt einfach mal hinzuhören. Und ja, ab und an sind es definitiv auch die Mitarbeitenden, die nicht hören wollen.

Gemäss aktuellen Studien ist das wichtigste Problem in der Führungskommunikation jedoch ein ganz anderes, und zwar, dass wir nicht kommunizieren. Irgendwie erschreckend, nicht? Und gleichzeitig nicht ganz so überraschend.

Kommunikation soll sich nicht wie ein mühsames Muss anfühlen, sondern fliessen können und so die Basis guter Zusammenarbeit bilden.

Genau diesen Wandel möchte ich mit diesem Blog bewirken – und zwar auf Augenhöhe und mit einfachen, aber wertvollen Anekdoten aus dem Führungsalltag, die dir vielleicht da und dort die Augen öffnen werden. Denn oft sind Dinge so viel verständlicher, wenn wir nicht selbst Teil der Situation sind.

Anekdote 1: Die interpretierte Wahrheit

Sandra wirkt seit einigen Wochen ungewöhnlich still. Im Teammeeting sagt sie kaum noch etwas, ihre Gespräche mit dir sind kurz angebunden.

Du bemerkst es, sprichst sie aber nicht darauf an. Schlimm ist es ja nicht – nur schade. Doch irgendwie besorgt es dich trotzdem.

Sandra wiederum bemerkt dein Unbehagen, das etwas mehr an Distanz und beginnt sich zu fragen, ob du mit ihrer Arbeit unzufrieden bist.

Sie erzählt einer Kollegin davon. Es wird gemutmasst. Und schon entstehen Geschichten, obwohl eigentlich niemand weiss, was wirklich los ist.

Was ist hier passiert?

Niemand hat ausgesprochen, was er wahrgenommen hat.

Diese Kommunikationsleere wird oft gefüllt durch Annahmen, Hypothesen und Gerüchte.

Denn nur weil wir etwas nicht aussprechen, heisst dies nicht, dass es unser Gegenüber nicht wahrnimmt. Wir signalisieren – über Mimik, Gestik, Körperhaltung, unsere Stille.

Unser Gegenüber kriegt dies mit – und interpretiert, was es wahrnimmt.

Was ich dir rate

Sprich an, was du wahrnimmst. Du musst nicht wissen, warum die Mitarbeitende plötzlich stiller ist.

Frag einfach: «Mir ist aufgefallen, dass du in letzter Zeit ruhiger bist. Ist alles in Ordnung?»

Eine einfache Frage kann verhindern, dass aus einer Wahrnehmung eine ganze Geschichte wird.

Speziell wenn es um Transformation in Unternehmen geht, treffe ich immer wieder auf Probleme, die aus Interpretationen aufgrund fehlender (spärlicher oder zu später) Kommunikation entstanden sind. In meinem Blog «So gelingt Transformation» gehe ich im Detail auf das Thema ein.

Anekdote 2: Die überraschende Kündigung

Thomas bekommt die Kündigung und versteht die Welt nicht mehr. «Aber warum? Ihr wart doch immer zufrieden mit meiner Arbeit?»

Du siehst das anders. Du hattest ihn doch mehrmals darauf hingewiesen, dass seine Arbeit nicht den Erwartungen entspricht. Und dass du dir eine Verbesserung wünschst.

Nur: Thomas hat diese Gespräche ganz anders abgespeichert. Ein paar Hinweise hier, ein «Es wäre gut, wenn du das künftig berücksichtigen könntest» dort. An eine klare Aufforderung, dass er etwas ändern MUSS, kann er sich nicht erinnern. Ihm war in keiner Weise bewusst, wie ernst die Situation war – und was er konkret verändern sollte.

Was ist hier passiert?

Ein Szenario, das ich leider immer wieder beobachte: die Kündigung aus (vermeintlich) heiterem Himmel.

Schwierige Gespräche sind unangenehm. Wir wissen meistens ziemlich genau, dass wir das Gespräch führen müssen. Das «Wie» lässt uns zögern. Wir wollen keine Gefühle verletzen, haben Angst vor der Reaktion… Als Konsequenz kommunizieren wir unklar, zwischen Tür und Angel, damit es nicht so formell wirkt wie eine Einladung ins Büro, oder wir verwaschen die Botschaft mit jeder Menge Konjunktiv, Abschwächungen und Methoden wie dem Feedback-Sandwich. Lob – Kritik – Lob.

Das Resultat: Die Kritik kommt nicht an.

Was ich dir rate

Kritik muss ausgesprochen werden. Ein Konflikt gehört geklärt. Fehlende Leistung muss thematisiert werden. Und zwar klar und deutlich.

Mitarbeitende wünschen sich durchaus ehrliches Feedback. Das zeigt fast jede Mitarbeitenden-Studie. Nicht nur Lob, sondern auch Hinweise darauf, was sie besser machen können.

Und: Schwierige Dinge anzusprechen ist kein böswilliger, sondern ein wohlwollender Akt. Nur so gebe ich meinem Gegenüber die Möglichkeit, sich zu verändern.

Wie wir die Kritik formulieren, entscheidet dabei wesentlich darüber, wie sie ankommt. Versuche klar und wohlwollend zu sein – nicht entweder oder. Ganz gemäss Harvard «Hart in der Sache – sanft zum Menschen». Eine Vertiefung dazu findest du in meinen Blogs «Kritikgespräche führen» und, wenn es tatsächlich bis zur Kündigung kommt, «Richtige Kommunikation bei der Kündigung».

Und last but not least: Sprich Probleme zeitnah an. Konflikte eskalieren schnell und von selbst. Sie deeskalieren leider aber so gut wie nie von alleine.

Anekdote 3: Die Selbstverständlichkeit

Du bittest deine Assistentin Anna, eine Präsentation für einen wichtigen Kunden zu aktualisieren.

Für dich ist klar: Die Präsentation soll auch auf das neue Design angepasst werden, das das Marketing soeben ausgearbeitet hat. Sie soll maximal 10 Seiten umfassen und nur wenige, relevante Punkte pro Seite. So wie man halt gute Präsentationen aufbaut. Du sagst es aber nicht. «Das ist ja selbstverständlich, das weiss sie.»

Anna liefert die Präsentation wie bisher ab – im alten Format und etwas grosszügig in Inhalt und Umfang. «Besser zu viel als zu wenig. Rauslöschen kann er ja immer noch», dachte sie sich.

Du bist enttäuscht. Anna ist frustriert und fühlt sich ungerecht kritisiert.

Was ist hier passiert?

Einer der Fehler, der mir zum Thema Nicht-Kommunikation am häufigsten über den Weg läuft – und so einfach zu vermeiden wäre.

Wir sehen Sachen als selbstverständlich an, weil sie für uns selbstverständlich sind. Und verschweigen unseren Mitarbeitenden so wichtige Informationen.

Was ich dir rate

Kommuniziere deine Erwartungen klipp und klar, egal wie selbstverständlich etwas scheinen mag.

Frag nach, ob die Info angekommen ist. Versuche dabei, Formulierungen wie «Melde dich, wenn du Fragen hast.» zu vermeiden. Sie mögen aufrichtig tönen, aber Führung als Holschuld funktioniert schlecht.

Stelle offene Fragen beim Erteilen eines Auftrags. Wie zum Beispiel:

• Welche Fragen sind noch offen?

• Was müssen wir noch besprechen?

Und fasse im passenden Zeitrahmen nach:

• Wo sind noch Fragen aufgekommen?

Ja, es ist anfangs ein Mehraufwand. Aber richtige Resultate und weniger Frust sind es definitiv wert.

Anekdote 4: Die vorschnelle Abfuhr

Peter kommt zu dir ins Büro und sagt: «Ich habe gerade das Gefühl, dass mir alles zu viel wird.»

Du antwortest sofort: «Dann musst du deine Aufgaben einfach besser priorisieren. Das haben wir doch schon besprochen.» Denn du weisst aus früheren Gesprächen: Peter ist nicht sehr gut darin, klare Prioritäten zu setzen.

Peter versucht noch zu erklären, was ihn tatsächlich belastet. Doch du hast gleich wieder einen Termin und sagst: «Du kriegst das schon hin.»

Das Gespräch ist nach zwei Minuten vorbei.

Was ist hier passiert?

Nicht zuhören wollen führt dazu, dass wir Annahmen treffen – und unsere Mitarbeitenden sich nicht respektiert fühlen.

Kommunikation besteht nicht nur daraus, was wir sagen: Oftmals ist Zuhören der wichtigste Teil.

Was ich dir rate

Setze auf aktives Zuhören.

Ein «Was genau ist gerade zu viel für dich?» anstelle von «Dann musst du deine Aufgaben einfach besser priorisieren. Das haben wir doch schon besprochen.» hätte in dieser Situation weit mehr gebracht.

Aktives Zuhören bedeutet dabei mehr, als einfach den Mund zu halten, während die andere Person spricht. Es bedeutet, wirklich verstehen zu wollen – statt sofort Lösungen zu finden.

• Ausreden lassen.

• Nachfragen.

• Zusammenfassen.

• Nicht sofort bewerten.

• Und auch einmal auszuhalten, dass dein Gegenüber eine Situation ganz anders sieht als du.

Gerade als Führungskraft ist das eine ziemlich wertvolle Fähigkeit.

Sieben konkrete Techniken für aktives Zuhören findest du im Blog «Aktives Zuhören».

Du willst nicht nur richtig, sondern gut kommunizieren?

Höre aktiv zu. Stelle Fragen. Führe fragend. (Hierzu habe ich ein Freebie erstellt.)

Bereite dich auf (anspruchsvolle) Gespräche vor

Du hast bestimmt schon mal ein Gespräch geführt, bei dem du gedacht hast: «Das mache ich dann ad-hoc», und dann mit der Botschaft nicht auf den Punkt kommen konntest. Ist den Besten schon passiert. Wichtig ist, dass wir daraus lernen.

Und Vorbereitung hilft dabei – speziell bei schwierigen Themen.

• Was will ich mit einem Gespräch erreichen?

• Wer sitzt mir gegenüber?

• Wie tickt diese Person?

• Gab es eventuell schon Gespräche zum gleichen Thema?

• Wie könnte mein Gegenüber reagieren – und wie möchte ich darauf reagieren?

Nutze Spaziergangsgespräche

Ein vermeintlich unangenehmes Gespräch steht an?

Verändere das Setting. Tausche Meetingraum gegen Spaziergang.

Bewegung baut Spannung ab und macht schwierige Gespräche oft einfacher und entspannter. Man sitzt sich nicht konfrontativ gegenüber, Worte fallen leichter und das Gesagte kann sich besser setzen.

Und manchmal ist es genau das: Wenn man nebeneinander geht, fällt es leichter, auch einmal kurz zu schweigen.

Nimm Bilder zur Hand

Wenn die Worte fehlen, können Bilder helfen: Etwas aufzeichnen, visualisieren oder mit Befindlichkeitskarten beim Check-in arbeiten.

Denn wir verarbeiten Informationen nicht nur über Worte. Bilder verstehen wir nicht nur direkter und intuitiver. Sie bleiben viel besser in Erinnerung als Worte. Und noch besser wirken Bild und Wort gemeinsam.

Setze deinen Fokus auf Positives

Wusstest du, dass du als Führungskraft die Stimmung in einem Gespräch mitprägst?

Beginne bei deinen Mitarbeitenden nicht sofort mit Problemen und Schwierigkeiten. Starte mit dem, was funktioniert. Die Neuroforschung bestätigt: Wenn wir negativ in ein Gespräch einsteigen, richtet sich unser Fokus schnell auf noch mehr Probleme und Risiken. Gleichzeitig sinkt die Kreativität für Lösungen.

Das gilt auch im Reporting an deine Vorgesetzten: Probleme werden sowieso gesehen. Mach explizit deine und die Erfolge deines Teams sichtbar.

Nicht schönreden. Aber bewusst einen Gegenpol setzen.

Viel Spass beim Testen dieser Tipps aus der Führungskommunikation!

P.S. Eine gute Beziehung sollte nicht erst in der Kommunikation entstehen, sondern tagtäglich.

Je besser die Beziehung zwischen dir und deinem Team ist, desto einfacher wird auch die Kommunikation.